[Planning] Voyage en Convention

Suite à des organisations de voyage pour chercher d’autres conventions, je met en place cette procédure.{jcomments on}


Un voyage à planifier est une organisation pour entretemps un bon voyage.Il comporte toujours plusieurs critères comme le prix du billet, la valise à prendre, l’endroit visé, etc.

Le voyage en convention part du même principe mais le niveau de l’organisation est augmenté.Voici des points importants à prendre en compte en 3 phase

Première Phase : Elaboration et Etude de projet

La cible : une convention visée est primordiale. Elle permet donc de définir l’endroit de loisir. Il peut être situé dans le monde entier. Juste à vérifier s’il est à votre portée.

La planification : Des évènements spéciaux changeront aléatoirement de date selon les années. Les dates de conventions sont en général prévenu de nombreux mois à l’avance afin de vous organiser correctement.

NB : Attention aux conventions annulées (pas de Japan Tide 2011 car manque de budget) , reportés ( Japan Expo Belgium d’avril temporisé pour novembre2011) , non renouvelé ( Pas de Chibi Japan Expo Volume 5 car Japan Expo Centre visé)

La mise en place de l’annonce : Vous avez une idée de viser une convention? vérifier bien tous les critères. tout détail peut changer.

Deuxième Phase : Rassemblement des Troupes

Lors que tous les membres concernés se sont concertés, il faut déterminer le nombre des gens motivés par l’évènement. En général ,il est de 4 à 8 ( selon les places de voitures).

Si le cas est d’une voiture pour 4 personnes : il faut vérifier qui est le plus près de la destination prévue. Il faut que tout le monde se rassemble sur un seul endroit le jour J. Faire un bilan de celui qui est le plus près de la destination, faites un Google Maps ou Mappy pour avoir quelques précisions. Le plus judicieux est le point de rassemblement. ca équilibrera les distances de cette façon.

Il faut prévoir une grosse voiture pour les valises, les attirails cosplay imposants ( épée, armure, etc)

Troisième Phase : Déroulement en convention

En général , les membres de l’équipage se composent de cette façon : Photographe / Cosplayeurs / Civil.

Tout le monde vient à la fête mais y participent différemment :

Le photographe recherche de quoi shooter, le cosplayeur se baladent et vont chercher leurs amis, tandis que le civil en a souvent rien à cirer et venais juste pour prendre des vacances et faire du shopping.

Il faut juste se concerter pour connaitre l’heure du retour afin de ne pas faire attendre les uns les autres

Bon après, je n’apprend rien n’empêche que chacun à son shopping, ses activités visées ( dédicace, test jeux vidéo, voir un ami pour une presta, etc)

En soirée, ca se passe en “quartier libre”, chacun fait ce qu’il veut faire ( visiter le secteur, photoshoot dans les environs, etc) on est quand même aussi pour changer d’air et visiter le coin.

Dernière Phase : Le Retour

la convention est finie ( la loose du voyage) , on doit dire au revoir à tout le monde. Je vais pas raconter des romans que cela se passera comme un aller.


Malgré ce maigre bilan , il faut tenir de quelques subtilités d’un voyage basique, voici des trucs et astuces mais aussi les dangers que vous pouvez y rencontrez


Les Trucs et Astuces

Afin de passer un excellent voyage, j’ai listé des conseils et des choses qui pourront appuyer à sa réussite. Et donc sauver les meubles.

Déterminer un leader ou une personne qui peut être en charger de l’organisation , comme réserver l’hôtel, la tirelire, etc

– organiser le voyage par mail en ajoutant tout le monde dans la boucle du mail. Il faut impérativement que tout le monde répond avec l’option “répondre à tous” .Ceci consiste à ce que tous soient au courant de la discussion. Une seule information peut être crucial et changera toute la donne.

si pas de réponse : n’hésiter pas à relancer par tous les moyens (mail,sms FB, signaux de fumée, etc)

– prévenir et anticiper des circonstances inappropriés.

– préparer son terrain. Beaucoup se renseigner sur le secteur.

– ponctualité importante permettra une meilleur déroulement et éviter des retards.

– demander à son entourage un logement pour économiser sur l’hôtel.

– avoir plusieurs conducteurs pour un meilleur relais et donc un gain de temps pour le trajet.

– prévoir un minimum de vivre et de budget.

– pour les conducteurs , armez vous d’un GPS et de le plein d’essence pour éviter un éventuel surcourt du prix de l’essence sur les autoroutes.

– la concertation et l’entente de tout le groupe va rendre le voyage nickel. Si ce n’est pas le cas, vous risquez d’en être dégouté.

– ne pas hésiter à prendre des jours de congés sur les extrémités des jours de convention. Ex : si une convention se situe dans le week end , il est préférable d’obtenir son vendredi et lundi minimum afin d’être à l’aise et éviter tous stress.

– ayez vos portables avec de la batterie et chargeur pleines, si vous n’avez pas de crédit, il faut juste faire en sorte que les personnes puissent vous joindre facilement. Notez les numéros de téléphone sur un autre support afin d’appeler les personnes sous un autre téléphone.

– ayez un pc portable afin d’obtenir un accès facile par Wifi. Pour le photographe, ca serai surtout pour stocker ses fichiers. Carte mémoire , clef usb et disque dur sont à prévoir.

– pour les hôtels  et les trains, il faut TOUJOURS se prendre à l’avance, car il y a toujours des prix excessifs lors d’une approche d’un convention.

pour le train : www.sncf.fr

pour l’hôtel : www.booking.com


Les Dangers


Ce sont les éventualités que vous allez rencontrer, ce qui va surement compromettre le voyage


– si les personnes ne peuvent pas être présent pendant toute la convention ( anniversaire, évènement exceptionnel)

– chacun n’a pas son budget allouée a un voyage. Il faut prévoir que ca reste un voyage lambda et que tous frais et à prévoir.

– plus il y a des retardataires, plus le voyage devient insupportable et chacun peut péter un câble pour les impatients que je suis 😀

– la participation pour tous doit être équitablement.Il ne faut pas que  l’un paye plus que l’autre et que certain doit rendre des comptes à l’autre.

– le logement reste toujours un souci , car il représente la moitié d’un budget. Pour préparer à ses éventualités, voici les cas répertoriés:

=> plan A : un ami du bonheur accorde sa bénédiction dans son palace
=> plan B : trouver un hôtel convenable
=> plan C : mode tente selon les endroits
=> plan D : que je recommande pas trop , dormir dans la caisse …

– Des personnes de confiance seront tenues à rude épreuve.Pour assurer le voyage. ca évite des entourloupes
C’est pour cela qu’il faut des personnes confirmées à 100 % ,pour éviter l’envie de m’amuser à prier pour que les gens viennent et qu’au bout du compte ca va pas le faire pour x raisons… Si désistement, les frais augmenteront pour les voyageurs et donc dépassera surement le budget allouée.


En espérant que certains penseront que le fait d’accepter un covoiturage ne reste pas qu’un seul “OUI”, ce dossier pourrait surement vous faire économiser et gagner du temps considérable.